WhatsApp, Instagram y tu web: cómo responder todas las consultas desde un solo lugar

Un interesado escribe por WhatsApp, otro comenta en Instagram, un tercero deja sus datos en la web. Si cada canal vive en un teléfono o en una pestaña distinta, alguna consulta se pierde, o dos agentes contestan la misma.

Esta guía repasa cómo ordenar las consultas para que cada una tenga quien la atienda, y al final te mostramos cómo funciona en ADVen.

¿Por qué se pierden consultas?

Casi nunca es por falta de ganas. Las consultas se pierden por cómo está armado el trabajo:

• Canales repartidos. El WhatsApp de la oficina en un celular, Instagram en otro, los formularios de la web en un mail que nadie revisa seguido.
• Sin responsable. Si una conversación es de todos, no es de nadie: unos esperan que conteste otro.
• Sin contexto. El agente no sabe si esa persona ya consultó antes, qué propiedad le interesó o qué se le respondió.
• Avisos que no llegan. Si el mensaje nuevo solo se ve al abrir la computadora, la respuesta llega tarde.

Una sola bandeja para todos los canales

El primer paso es que todos los mensajes lleguen al mismo lugar: WhatsApp, Instagram, Messenger y los formularios de tu web. Cuando están juntos, ves de un vistazo qué falta contestar, sin saltar de una app a otra.

Conviene que en la bandeja se pueda trabajar como en el celular: mandar audios, fotos y archivos, y no tener que volver al teléfono para responder.

Un responsable por conversación

Cada conversación necesita un dueño. Puede ser el agente de la propiedad, el que tiene ese número de WhatsApp o el que esté de guardia, pero tiene que estar claro quién responde.

Y a ese agente le tiene que llegar el aviso al celular, para no depender de estar frente a la computadora.

Cada conversación, ligada al cliente y a la propiedad

Un mensaje suelto es solo un mensaje. Ligado a un cliente y a la propiedad que le interesa, se convierte en una oportunidad que podés seguir: sabés qué buscaba, qué le mandaste y cuándo volver a escribirle.

Si la persona busca algo concreto, ese pedido debería quedar registrado como búsqueda, para ofrecerle propiedades nuevas que coincidan.

¿Y las consultas de los portales?

Las consultas de los portales llegan con un dato valioso: la propiedad por la que preguntaron. Lo importante es que entren solas al sistema, ligadas a esa propiedad y con el portal identificado, en lugar de copiarlas a mano desde un mail.

Cómo funciona en ADVen

En ADVen tenés WhatsApp, Instagram y Messenger en una bandeja^[1], junto con los formularios de tu sitio:

• Tu WhatsApp, conectado. Por la API oficial, y con coexistencia seguís usando la app en el celular, o escaneando un QR.
• Audios, fotos y archivos. Grabás un audio desde la bandeja y le llega como nota de voz; las fotos y videos, como en el celular.
• Empezás conversaciones. Desde un cliente, un propietario o una coincidencia, el botón de WhatsApp abre el chat en la bandeja.
• Cada chat, ligado al cliente. Asociás la conversación a un cliente y, si es un pedido, la marcás como consulta.
• Propiedades desde el chat. Le mandás las propiedades que coinciden con lo que busca sin salir de la conversación.
• Avisos al celular. El agente responsable recibe una notificación push en el teléfono con cada mensaje nuevo.

Las consultas de Mercado Libre, Casas y Más y tu web entran solas al CRM, ligadas a la propiedad que las generó y con el portal identificado^[2]. ADVen las clasifica y se las asigna al agente que corresponde.

Qué hacer ahora

1. Hacé la lista de todos los lugares por donde hoy te escriben, incluidos los mails de los portales.
2. Definí quién responde cada canal o cada número, y escribilo.
3. Juntá los canales en una sola bandeja y activá los avisos al celular.
4. Ligá cada conversación a un cliente y a la propiedad, para poder seguirla.